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広報のニュースレターの作り方・ワードの無料テンプレートでオシャレにできます


ワードを使って無料で作れるニュースレター、広報で使うとこんな効果があります。

信頼関係を築きやすい

まずニュースレター第一のメリットについてです。
ニュースレターは情報の発信が目的ということで、相手の方に気軽に受け取っていただけます

ニュースレターは情報の発信

基本的にはあまりストレスのない環境で読んでいただけますので、読み手としても自然と内容が受け取りやすく、情報発信に優れています
場合によっては紙面を見てご満足いただけなくても心の中で意見を言ったり、他の方とお話をしたりというだけで済むことですので自分に害が及ぶこともありません。
そのため安心して気楽に信頼関係を築きやすいのが特徴です。

ただし注意点として、

依頼や売り込み含まれたものオススメしません

例えば

「この商品はいかがですか?」

「こういうイベントがありますよ」
などのご案内が含まれている場合があると思います。

こういう内容が含まれていると、
読み手に対して

商品を申し込むかどうか

イベントに参加するかどうか

選択を迫るようなかたちになると思います。
そうなると敵対関係というと大袈裟ですが、
迫る側迫られる側 で緊張感が伴い、フラットな関係という印象は無くなってしまう。
信頼関係を築きやすいというメリットも失われてしまいます
あくまでニュースレター情報の発信を行うもので、
広告ではありません
その点に気をつけていただけたらと思います。

情報が受け入れられやすい

続いて第二のメリットについてです。
ニュースレターでは、普段耳を貸さない情報であっても情報が伝えやすいです。
例えば学校の全校集会や社内会議中などで情報を一方的に与えられる
その情報に全く興味がないので「早く終わらないかな」とつまらなそうな態度を取られる。
そういったケースは少なくないと思います。
特に細かい報告であるほど中々聞いてもらえないものです。
ですが逆にニュースレターであれば、
一方的に情報を与えられるということはありません
とりあえず受け取っておけば
読みたい時に読める
無理矢理与えられる情報とは違い、
能動的に受け取る情報であれば素直に聞ける精神状態になっており、
意見も入りやすくなると思います。
その時に活字ばかりだと中々読んでもらえないので、
活動事例の写真簡単なキャッチコピー説明のテキストなどを混ぜておくと良いと思います。

写真・キャッチコピー・説明のテキスト

キャリアの差や意見の集約がしやすい

第三のメリット組織内のキャリアの差や意見の集約に向いていることです。

学校にせよ会社にせよ組織として活動していればキャリアというものがあります。
その中で初期から組織に所属している方ですと、ある程度自負心を持っています。

組織内では少なからずキャリアの差が存在する

一方で新しく加入した人はまだ分からないことも多く、大抵の人は意見を出しにくいと感じているかと思います。

そのキャリアの差を埋めるために、

過去にどのような背景で活動を開始したか、
どのような活動を行なっていたかをお伝えする。

それにより新しく加入した人でも、初期から活動していた人とある程度同じ土俵に立って意見を出しやすくなります

ニュースレターの外見はテンプレートでおしゃれに仕上がります。
では広報で必要な中身のポイントは?

次に広報で必要なポイントについてお話したいと思います。
ニュースレターのテンプレートには、外見がオシャレなものが色々あると思います。
そういったものが欲しい場合、大抵はダウンロードサイトから無料テンプレート自由に入手できます。
PAGESをお使いの場合であればMac、iPad問わずレイアウト集のようなアプリが販売されており、デザインの参考になると思います。
かく言う私もよく利用しています。
なので外見デザインは無料テンプレートをダウンロードするだけで十分賄えます。

 

ですがそれよりも重要なのは内容のテンプレートです。
連載していくに当たってどのぐらいの頻度でいくのか。
毎月だったり3ヶ月毎だったり、それぞれの発行ペースがあると思います。
そのペースによって使用するテンプレートを決めておく必要があると思います。
中には代行会社に依頼してニュースレターを作ってもらうという方もいます。
しかしそういった会社では会社名や住所などの情報を書き換えるだけのテンプレートを使っているので、同業他社とのネタの差別化が難しい
その際にクロスワードパズルや料理のレシピでお茶を濁すことは結構多いと思います。
ですがニュースレター自分達の活動について情報を発信するものであり、クロスワードやレシピは内容として相応しくありません
ではどういった内容が良いのか。
そのポイントは相手に信頼性が伝わるようにすることです。
我々は読んでくださる皆様の為にこのような配慮をしております
こういった活動をしていますという部分に重点を置く必要があります。
なので読み手に寄り添った記事
連載方式伝え続けることが、
効果のあるニュースレターを発行していくには重要なことだと思います。
つまり広報活動に使うにはオリジナルである必要があります。
料理のレシピだとかクロスワードだとか、あるいは新聞や本から引用した一般的なお話を使う意味はありません。
それよりも自社組織独自の情報メインであること。
後述します社会貢献や組織の歴史、あるいは今の活動がどのような人に喜んでいただけているかの方が重要だと思います。

広報でも効果的なニュースレターで最も必要な作り方とは

続いて広報でも重要なニュースレターの作り方について。
最も効率的、必要な作り方はというお話をしたいと思います。

ニュースレターは信頼性を高める手段というのは先述した通りです。
ならば信頼性を高める手段として、どのような記事が相応しいのか。

例えば今この記事を書いている2021年現在、コロナウイルスの流行が社会問題となっています。

その中で衛生管理にどれくらい配慮しているのか、感染予防の為にどんな活動をしているかなどの情報が重要になります。

活動内容は具体的であるほうが信頼性がより高まる

あるいは社会貢献活動
それこそマスクを寄付しましたみたいな話題であれば非常に喜ばれると思います。

そうすると自分達の活動は意味があることなんだと読み手にも納得してもらいやすいです。
そういった社会貢献活動や衛生配慮を事細かに伝える。

テーブルを拭いているではなく

テーブルは一日に何回、
どのタイミングで拭いているのか。
ドアノブはどの辺を拭いているのか、
消毒はしてあるのかなど。
具体的な情報の記述を積み重ねていくことで
読み手納得性が深まり
これだけ頑張ってくれてるんだと理解していただきやすくなります。

それと同時に新しく入ってきた人の為に、
組織の歴史について連載するといいと思います。

組織の成り立ちについて、

どういった思いで始められたのか。

今では当たり前になってる前提条件のお話とかについて。

こういう経緯で活動開始したんだということを共有するには、
ニュースレターというのは大変適したプラットホームじゃないかなと思います。

今回はニュースレターの基礎的なお話について。
広報のニュースレターの作り方・ワードの無料テンプレートでオシャレにできますというお話をしていきました。
ご参考になりましたら幸いです。


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