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人生にタグをつけてプロジェクトを管理するiPhoneアプリ
OmniFocusこそカレンダー連携できるGTDアプリの大本命

 
今回はアプリについてのご紹介になります。
「人生にタグをつけてプロジェクトを管理するiPhoneアプリ
 OmniFocusこそカレンダー連携できるGTDアプリの大本命」
という内容でお話いたします。

こういうのに詳しくない方ですと、
正直何を言っているのか分からないようなタイトルではありますが、
できる限り詳しくご説明いたしますのでお付き合いいただけたらと思います

動画版はこちら。

まず前提として
「OmniFocus」というのはiPhone・iPad・Mac用のアプリの名前です。


公式ページ。
そして GTD というのは「GettingThingsDone」の略称

主にタスク管理として捉えられていますが、
私の考え方としては人生の整理法であると思います。
仕事プライベート問わず
人生の取り組むべき案件の整理法であると考えます。

人生にタグ付けすることで頭の中が整理できる

タスク管理というと多くの場合、
普段のお仕事にしてもプライベートにしても何かやらないといけないことがあると、
日付の予定を立ててカレンダーなどにメモしたりする
というのは誰もがやっていることだと思います。

ですが中々スケジュールが進まない。
特に長年の希望だったり、願望だったりというものが
思い通りにいかない とお悩みの方は凄く多いと思います。

そんな中で私たちも経営計画セミナーだったり、
人生を見直すセミナーという形で様々な取り組みについて
ご案内したりもするのですが、それでも人によっては中々うまくいきません。

うまくいく人は自分のやるべきチャートさえ見つかれば
どんどん進んでいく
のですが、
それでも実際はほんの一部でしか進んでいない

全体で見るとまだほとんど終わっていないという方は多くいらっしゃいます。
その方たちは何故一部しか進められないのかを考えてみると、
やるべきことを意識していない
やるべきことを書いたもののずっと忘れてしまっている
という方が多いです。
そういう形で日頃目の前で追われていることもさる事ながら、
中長期的な目標を無かったことにしてしまう

そういう人たちを見ていると、
やはり人生の取り組みについてタグ付けできていない
ということが凄く多いです。

簡単な例を揚げますと、
例えば隙間時間でやるべきことをリストアップしている人は少ない印象があります。
同時に何かタスクをするとか、
人と共同で作業をする際に返答待ちを放置してしまうケース。
私も含めてやはり少なくはないと思います。

原因として例えば、
カレンダーであったりタスクリストを普段使っていただく分には問題ないのですが、
その際に
5W1H(いつ・どこで・誰が・何を・何故・どのように)という
情報が付加されていない
時系列でしか管理できず、
全ての情報緊急度も含めて 横一列に並んでしまう

5W1H(いつ・どこで・誰が・何を・何故・どのように)
付加すると隙間時間に考えておくべきこと
将来的に余裕がある時に考えておくべきこと埋没せずにすみます

そこが人生にタグ付けすることの重要さだと思います。
意外とそれに気づいている人は多くないので、
中々うまくいかない現実かなと考えています。

人生はプロジェクトでできている

プロジェクトと聞くと
例えば「何かヒット商品を生み出す」とか「本を執筆する」というような、
大きな目標に対する一連の作業
そういったものをプロジェクトとイメージされている方は少なくないと思います。
勿論それもプロジェクトの一つではありますが、それ以外の些細なこと

例えば

  • ●懇親会の費用を支払わなければいけない。
  • ●振り込みしないといけないことを定期的にメモして、当日に思い出す。
  • ●メールを書かないといけない。
  • ●連絡しないといけない。
  • ●メモを渡さないといけない

など小さいことも含めて。

色々なタスクがあると思いますが、
各プロジェクト大枠のカテゴリーで分けられている
あるいは時系列順に並んでいるというような場合でしか
人は基本的に行動しません

そうではなく、
思い出さないといけない頻度順に直す必要があります。

例えば頻繁に確認する必要があるタスクの場合は3日に1回
あるいは半月に1回ぐらいは知っておく必要があるとか。
更に言えば2ヶ月ぐらい別に見なくても良いけど、季節ごとには振り返っておきたいというように、タスクによって思い出すタイミングは色々あります。
それに合わせてプロジェクトを管理していく
思い出すタイミンググループというプロジェクトを用意する。
そういう形の考え方も非常に有効であると思います。
これにタグ付けしていく、それぞれの通知タイミングを考える

中々期限が決められないもの通知タイミングを考える
それをグループ化するだけでも、経験上は人生割とうまく進みやすくなると感じております。
色々ご説明しましたが、
これらのオペレーションを比較的スムーズに進めることができるのが、
iPhoneアプリ OmniFocusです。

カレンダー連携できるGTDアプリはそもそもどんなものなのか?

私自身
これまでに色々なタスク管理アプリを試してきました
標準であるものから有料のものまで幅広く、
中には少々高額なアプリも含めまして試してきたのですが、
中々うまくいきませんでした。

実際 OmniFocus最初は取っ付きにくく
今回もうまくいかないのかなと思いました
ですがアプリに慣れてくると急激に効果を実感することができました。

やるべき事項に対して、それぞれ5W1Hでタスクを決める
無理に長文にしなくても良いので、一言二言でタグを決める
そしてタスクにタグを付けていく

期限を決める必要はなく
代わりに「このタスクはいつまでに思い出した方が良い」という
通知タイミングを設定する。

たったこれだけのプロジェクトで
今まで時系列順に一つずつタスクを消化していってたものが、
並行して複数の作業をすることによって、
多くのタスクが一気に進むようになります
実際にアプリを使用した人でないと中々体感できないとは思いますが、
凄く驚きの体験でした
それに加えて、それぞれのタスクに
ファイルを添付したりメモを付ける
ことによって
資料が散らかったりしない
タスクだけ見てまた資料揃え直しやり直すみたいなことになりにくい

個人の仕事の割り振りに関していうと
OmniFocusはかなり強力だと思います。
詳しいことは次回引き続きご説明させていただこうと思います。
今回は以上です。


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